1. Okno zeskanowanych tarcz
Po zeskanowaniu tarczek pojawiają się one w widoku głównym w pasku po lewej stronie.
Tarcza obramowana na czerwono oznacza wybraną tarczę, która poddawana jest obecnie edycji / analizie. Po wybraniu tarczy z listy po lewej stronie jej powiększony obraz pojawia się na środkowym ekranie, po czym następuje automatyczna analiza wykresówki.
2. Odczyt tarczek z pliku
Dzięki zapisywaniu plików z obrazami tarczek na dysku twardym możliwe jest ponowne otworzenie. Umożliwia nam to przycisk "Otwórz tarczkę z pliku" lub wybranie z menu opcji "Tarcze - Wczytaj pojedynczą tarczkę z pliku".
Możliwe jest zaznaczenie większej ilości tarczek, które pojawią się w lewym oknie – tak, jakby zostały od nowa zeskanowane.
3. Automatyczna analiza wykresówek
Jednym z głównych celów programu jest przyspieszenie odczytu wykresówek. Przedstawimy teraz, w jaki sposób program „zamienia” zwykły obraz wykresówki w czytelne dane, które umożliwiają późniejsze tworzenie raportów.
Program automatycznie wykrywa okresy poszczególnych stanów "jazdy", "pracy innej", "gotowości" czy "postoju" i dotyczy aktualnie obrabianej tarczki. Szczegółowy wynik odczytu pojawia się w tabelce "Odczyty":
Tabela "Odczyty" obejmuje rozpoczęcie i zakończenie poszczególnych stanów tachografu, czas ich trwania, rodzaj oraz ilość przejechanych kilometrów na danym odcinku tarczy. Dodatkowo w kolumnie z gwiazdką* jest informacja o ilości pojazdów jakimi poruszał się kierowca na jednej tarczce.
4. Ustawienia opcji odczytu
W ustawieniach "Moduł analogowy - Dane" możliwe jest ustalenie minimalnych wartości odczytu dla jazdy, pracy innej, gotowości oraz postoju. Przy minimalnych ustawieniach, tj. po 1-szej minucie dla każdej pozycji, program odczytuje wszystkie stany tachografu trwające co najmniej jedną minutę.
Wadą takiego ustawienia jest odczytywanie przez program pewnych stałych punktów tarczki, dlatego też zaleca się ustawienia odpowiednio 1, 5, 10, 5.
Uwaga: wartości poniżej 4 minut nie są dostępne w "Nowym module tarczek (wersja BETA)".
W przypadku, gdy większość tras, którymi poruszają się kierowcy, jest w obrębie bazy i miejsca zamieszkania, a co za tym idzie, miejsce włożenia i wyjęcia tarczki jest zawsze takie samo, możliwe jest określenie domyślnego miasta, które pojawiać się będzie przy każdej tarczce. Odpowiednie określenie miast włożenia i wyjęcia tarczek jest potrzebne do rozliczania diet kierowców. Jeśli program Tachospeed nie będzie używany do rozliczania podróży służbowych kierowców, można również wprowadzić w ustawieniach "Domyślne miasto" (menu "Zarządzanie - Ustawienia - Ustawienia programu - Wygląd - Domyślne miasto").
5. Korekta danych odczytanych automatycznie z tarczki
Czasami może zdarzyć się, że program błędnie odczyta niektóre dane z tarczki. Powodem może być źle skalibrowany skaner lub zniszczona/zarysowana tarczka. W przypadku, gdy tarcza jest zabrudzona lub niepoprawnie zeskanowana, mogą wystąpić problemy z poprawnym odczytem tarcz. Istnieje szereg możliwości ominięcia tego problemu. W programie Tachospeed mamy możliwość wprowadzenia korekt źle odczytanej tarczki. Są one możliwe dzięki odpowiednim przyciskom na pasku przycisków szybkiego dostępu w widoku analogowym.
6. Zmiana położenia środka tarczki
Aby odczyt tarczki był prawidłowy, czasami trzeba ręcznie ustawić środkowy okrąg. Powinien on znajdować się w następującej pozycji:
Do zmiany położenia środka służą przyciski:
7. Zmiana promienia okręgu odczytującego aktywności
W przypadku, gdy aktywności na tarczce nie znajdują się pomiędzy dwoma czerwonymi okręgami, konieczne może być ręczne zmniejszenie lub zwiększenie ich promienia. Można zmodyfikować promień okręgu odczytującego czas pracy przy użyciu przycisków:
Jeśli przy odczycie tarczki za każdym razem musimy korygować promień odczytu, należy na stałe zmienić tę wartość. Taka konieczność występuje przykładowo dla tachografów i tarczek ACTIA/POLTIK. Dla pozostałych tarczek domyślna wartość wynosi 370. Promień odczytu tarczki możemy zmienić w oknie skanowania. Menu "Tarcze - Skanuj tarczki" używamy dla skanerów płaskich *(np. Canon LIDE), a menu "Tarcze - Skanuj tarczki szybkim skanerem z podajnikiem" dla szybkich skanerów z podajnikiem (np. Plustek 286).
8. Zmiana położenia godziny 12
Tachospeed automatycznie wyszukuje na tarczce godzinę 12-tą, która jest zaznaczona niebieską ciągłą linią. Aby skorygować godzinę 12-tą na tarczce, należy najechać wskaźnikiem myszki na niebieską linię i przeciągać ją na wybraną godzinę, zgodnie z ruchem wskazówek zegara. Pozycja godziny 12-tej uzależnia pojawiające się wartości godzin i minut na zegarku w lewym górnym rogu centralnego okienka oraz w zakładce "Odczyty".
9. Zmiana godziny włożenia tarczki
Niezwykle ważnym jest ustalenie punktu włożenia tarczki. Ciemnozielona linia służy do oznaczenia czasu włożenia tarczki. Położenie tej linii na tarczce wpływa na rzeczywiste daty zarejestrowanych zdarzeń.
Przykładowo, jeśli tarczka ma wypisane daty: włożenia 3.06.2006, a wyjęcia tarczki 4.06.2006, to w przypadku, gdy zaznaczymy włożenie tarczki przed 24:00 na tarczce, to całe zdarzenie transportowe odbywa się 4 czerwca (w tym przypadku zaznaczono włożenie tarczki o 23:56).
Zalecane jest aby kierowcy zapisywali na odwrocie tarczek godzinę włożenia tarczki w celu szybszej identyfikacji miejsca włożenia na tarczce. Pozycja ciemnozielonej linii włożenia tarczki wpływa na początek i zakończenie danego zadania transportowego na danej tarczce. Zielona linia biegnąca wokół tarczki oznacza początek i koniec pracy kierowcy, zgodnie z ruchem wskazówek zegara.
Podczas edycji obrazu tarczki można włączyć automatyczne ustawianie początku dnia pracy kierowcy w "Ustawieniach" w zakładce "Edycja tarcz", poprzez zaznaczenie opcji "Automatycznie szukaj początku". W programie początek dnia pracy kierowcy wraz z linią włożenia tarczki ustawiany jest automatycznie po najdłuższym nieprzerwanym odpoczynku. Automatyczne wyznaczanie powoduje, że czasem konieczna jest ręczna korekta momentu włożenia tarczki.
W sytuacji, gdy początek dnia nastąpił w innym momencie tarczki, należy odpowiednio ustawić ciemnozieloną linię w miejscu włożenia tarczki. Odbywa się to tak samo, jak w przypadku wyszukiwania godziny 12, czyli poprzez najechanie wskaźnikiem myszki na zieloną linię i przeciągnięcie jej wedle uznania (zgodnie z ruchem wskazówek zegara)
Dostęp do szybkiego ustawienia tarczki jest możliwy poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy poza okręgiem wykrytych aktywności na tarczce i wybraniu opcji "Włożenie tarczki". Godzina włożenia tarczki zostanie ustawiona na godzinę, która widoczna jest na zegarze w lewym górnym rogu tarczy.
Uwaga: W przypadku, gdy wygenerowane raporty nie są zgodne ze stanem rzeczywistym, należy sprawdzić, czy wprowadzane tarcze mają dobrze ustalone momenty włożenia.
10. Edycja aktywności (podręczne menu)
W niektórych przypadkach niezbędne jest dokonanie pewnych zmian dotyczących czasu pracy kierowcy. Wszelkie modyfikacje możliwe są dzięki zaznaczeniu wycinka tarczki i uruchomieniu podręcznego menu.
Opcja "Zmień na postój" pozwala na szybką zmianę wybranej aktywności na postój. Poprzez wybranie opcji "Połącz z następnym" i "Połącz z poprzednim" możliwe jest usuwanie określonych wycinków. Odwrotną funkcję spełnia komenda "Podziel", dzięki której możliwe jest podzielenie określonego wycinka na dwie równe części.
Funkcja "Kilka pojazdów na tarczce" umożliwia wprowadzenie kilku pojazdów na tarczce w sytuacji, gdy kierowca używał tarczki w kilku pojazdach.
Funkcja "Przekroczenie granicy" pozwala na określenie czasu, kiedy kierowca przekroczył granicę. Użycie tej funkcji jest przydatne tylko wtedy, gdy wykonujemy transporty międzynarodowe i chcemy rozliczać diety programem Tachospeed.
Przy niedokładnym odczycie tarczki możliwa jest zmiana stanu odczytu danego wycinka – "Zmień stan" oraz wstawienie wycinka poprzez użycie komendy "Wstaw". W przypadku, gdy kierowca nieumiejętnie używa selektora tachografu, pomocną funkcją jest "Zmiana wszystkich stanów".
Przyciski szybkiego dostępu, które możemy znaleźć w prawym górnym rogu tarczki, pozwalają na szybką zamianę wszystkich okresów gotowości i/lub pracy innej na postój.
Umożliwia to na przykład szybkie usunięcie krótkich gotowości i czasów pracy. Gdy kierowca nie używał poprawnie selektora, możemy dzięki nim poprawnie rozliczyć czas pracy bez konieczności mozolnego zmieniania pojedynczych okresów.
To samo podręczne menu jest dostępne z poziomu tabeli aktywności. Jeżeli okres jest zbyt krótki, aby znaleźć go na tarczce, można łatwo go odnaleźć w tabeli:
Jeżeli klikniemy prawym przyciskiem myszy na tarczce poza promieniem wykrytych aktywności, pojawi się inne menu:
Możemy znaleźć tutaj opcje, które umożliwią odszukanie środka tarczki i ponownego odczytu aktywności. W przypadku, gdy wprowadziliśmy zbyt wiele niewłaściwych zmian na tarczce, program dokona ponownie automatycznego odczytu.
11. Edycja aktywności (ikony szybkiej zmiany trybu)
W lewym dolnym rogu widoku tarczki widoczne są ikony szybkiej zmiany trybów.
Ikony reprezentują po kolei (od lewej): jazdę, pracę inną, gotowość i postój. Po kliknięciu w jakąkolwiek z nich jeden raz, ikona zaznacza się. Oznacza to, że właśnie wybraliśmy dany tryb do wstawienia na tarczy. Teraz wystarczy kliknąć raz na tarczy, aby wybrać godzinę rozpoczęcia aktywności i drugi raz, aby wybrać godzinę zakończenia. Przykład - aby wstawić tryb jazdy od godz. 13:00 do 14:15, należy kliknąć raz w ikonę jazdy, kliknąć raz na tarczę na godzinie 13:00 oraz kliknąć raz na tarczy na godzinie 14:15. Okres powinien pojawić się na tarczy.
Uwaga: jeśli chcemy wstawić kilka okresów aktywności tego samego trybu (np. jazdy) to trzymając przycisk "CTRL" klikamy na tarczce i zaznaczamy kilka razy oddzielne odcinki czasu (zgodnie z ruchem wskazówek zegara).
12. Edycja przebytych kilometrów
Poniżej głównego okna programu znajduje się okno z graficznym przedstawieniem ilości przebytych kilometrów w formie "pików" bądź "sierżantów". Każda linia od dolnego do górnego wierzchołka to 5 przejechanych kilometrów. Aby przejść do trybu edycyjnego należy włączyć przycisk "II" w prawym dolnym rogu okienka:
Następnie można przejść do dodawania i odejmowania przejechanych kilometrów. Edycja odbywa się poprzez kliknięcie w wybranym miejscu na linii kilometrów. Kliknięcie na pasku w danym miejscu powoduje wyświetlanie czerwonej kreski i zliczenie 5 kilometrów. Kolejne kliknięcie w to samo miejsce usuwa kreskę i odejmuje 5 kilometrów.Zalecamy aby przebieg pojazdu był edytowany dopiero po poprawnym "obrobieniu" tarczki.
Uwaga! Kliknąć można tylko w te miejsca, które w odczytach oznaczone są jako tryb jazdy.
13. Wprowadzanie tarczek do bazy
Po wciśnięciu przycisku "Zapisz w bazie", widocznego w prawym dolnym rogu ekranu, program automatycznie przechodzi do odczytu następnej tarczki, a zapisana tarczka jest możliwa do wglądu w bazie (menu "Tarcze - Przeglądaj"). Jeżeli zaznaczymy opcję "Nie usuwaj z listy", wtedy tarczka po zapisaniu w bazie nie zniknie z listy tarczek po lewej stronie. Opcja ta przydatna jest w sytuacji, gdy chcemy porównać dane z jednej tarczki z drugą, którą chcemy zapisać.
Odczytanie wszystkich aktywności na tarczce nie jest jednoznaczne z zapisaniem ich w bazie danych programu. Tylko tarczki zapisane w bazie służą do wygenerowania raportów. Tak więc aby po skanowaniu tarcz wprowadzić dane kierowcy, samochodu, datę i stany licznika kilometrów, należy przejść do okna "Środkowe pole".
Zalecane jest, aby przed skanowaniem posortować tarczki jednego kierowcy od najstarszej do najwcześniejszej w danym okresie, czyli przykładowo od poniedziałku do niedzieli w danym tygodniu. W przypadku skanowania tarczek z podwójnej ekipy zalecane jest wprowadzanie danych „parami”. W tym przypadku należy zaznaczyć opcję "Ekipa", tak, aby wprowadzane dane kopiowały się dla drugiego kierowcy.
W zakładce "Środkowe pole" możemy wybrać kierowcę, pojazd, miejsce włożenia i wyjęcia tarczki, naczepę, stan początkowy licznika oraz stan końcowy. Wszystkie te dane możemy znaleźć na tarczce. Z pól wyboru możemy wybrać tylko tych kierowców i tylko te pojazdy/naczepy, które już wprowadziliśmy do bazy danych programu. Jeżeli jakiegoś kierowcy nie ma na liście, możemy go dodać, używając do tego przycisku "Dodaj". Podobnie jeśli chcemy dodać miasto to korzystamy z przycisków "Dodaj", które znajdują się obok "Miejsce wyjazdu" lub "Miejsce powrotu".
Oprócz tych danych możemy wpisać uwagi dla danej tarczki. Czasami istnieje potrzeba dodania takich uwag, np. kiedy kierowca z tyłu tarczki napisał powód z którego powstało wykroczenie. Poniżej pola "Uwagi" znajduje się lista przykładowych uwag, które możemy dodać przyciskiem „+”.
Jeżeli kierowca jeździ cały czas na tej samej trasie, możemy zaznaczyć opcję "Zapamiętaj". Po zapisaniu tarczki do bazy, nazwy miejscowości pozostaną w polach edycyjnych.
W celu łatwiejszego odczytu danych zapisanych przez kierowcę na tarczce istnieje możliwość powiększenia tarczki, poprzez użycia przycisku scroll (kółka) myszki, dzięki przyciskom znajdującym się w prawym dolnym rogu
lub poprzez kliknięcie prawego przycisku myszki, po którym rozwija się menu:
Oprócz powiększania i pomniejszania obrazu tarczki w tym menu, istnieje możliwość wyboru ponownego szukania środka tarczki, ponownego odczytu tarczki oraz wycentrowania obrazu. Praktyczną opcją jest również "Wyłącz/Włącz odczyt" w celu zweryfikowania dokładności skanowania.
Po przejściu na zakładkę "Podsumowanie" możemy zobaczyć podstawowe dane statystyczne danej tarczki.
Po uzupełnieniu "Stanu końcowego licznika" oraz "Stanu początkowego licznika", które powinny być zapisane na każdej tarczce przez kierowcę, możemy sprawdzić zsumowane czasy pracy, postoju, gotowości i jazdy oraz przebytych kilometrów w okienku "Podsumowanie".
Program zlicza całkowity czas jazdy, pracy, gotowości i postoju w danym dniu. Należy mieć na uwadze, że czas postoju nie jest czasem odpoczynku, co jest uwzględnione w raportach kontrolnych czasu pracy. Na podstawie tych danych możemy sprawdzić, czy odczyt tarczki odbył się prawidłowo. Dostajemy też szybką informacje o czasie pracy kierowcy w danej dobie bez zapisywania tarczki do bazy. Czasy przedstawione w podsumowaniu nie są równoważne z czasem pracy kierowcy w danej dobie pracowniczej według przepisów prawa pracy. Przepisy te różnią się w zależności od kraju.
Przycisk "Zrównaj" służy do niwelowania odchylenia "Przebytych kilometrów" i "Kilometrów odczytanych z tarczy". Różnice mogą wynikać z błędów w odczycie, z podwójnej ekipy lub z prób manipulacji tachografem bądź licznikiem pojazdu. W zakładce Podsumowanie znajduje się również interpretacja odczytów z danej tarczki, zgodnie z przepisami ustawy AETR oraz Rozporządzenia 561. Informacje wskazane we wstępnej interpretacji nie są ostateczne i wynikają z interpretacji TYLKO JEDNEJ tarczy. Aby sprawdzić pełną zgodność z przepisami należy przeanalizować przynajmniej dwa tygodnie czasu pracy w raporcie kontrolnym.
14. Wprowadzanie kilku pojazdów na jednej tarczy
Czasami istnieje konieczność wprowadzenia kilku pojazdów na jednej tarczce. Sytuacja taka ma miejsce wtedy, gdy jeden kierowca używa tej samej tarczy w więcej niż jednym pojeździe. Jeżeli chcemy prawidłowo rozliczyć zużycie paliwa dla każdego pojazdu, musimy posłużyć się opcją "Kilka pojazdów na jednej tarczce" w menu podręcznym.
Wybieramy na tarczy lub w tabeli "Odczyty" okres, którego rozpoczęcie pokrywa się ze zmianą pojazdu i wybieramy funkcję "Kilka pojazdów na tarczce". Po wywołaniu tej funkcji otwiera się nowe okno, w którym możemy wybrać nowy pojazd i wpisać stany liczników dla tego pojazdu.
Po kliknięciu w przycisk "Dalej" nowy pojazd zostanie przypisany dla danej tarczki od okresu wybranego wcześniej z wpisanymi stanami licznika.
Poprawność wprowadzonego pojazdu można zweryfikować w zakładce "Odczyty", gdzie numer porządkowy pojazdu, którym jechał kierowca, będzie widoczny w ostatniej kolumnie
Używanie tej opcji jest uzasadnione, jeżeli chcemy kontrolować zużycie paliwa lub używamy "Raportu przebiegu pojazdów". W innym przypadku wystarczy wybrać w zakładce "Środkowe pole" jeden pojazd, w którym kierowca zaczynał jazdę, a pozostałe pojazdy wpisać w uwagach do tarczki.
15. Wprowadzanie kilku tarczek na jeden dzień
Podczas wprowadzania tarczek do bazy Tachospeed sprawdza, czy na dany dzień i dany pojazd została już wprowadzona tarczka określonego kierowcy lub kierowców. W przypadku, gdy program odszuka w bazie zapisaną tarczkę w tym dniu możliwe są następujące sytuacje:
Podwójna ekipa;
Jazda zmianowa;
Kierowca kierował dwoma lub więcej pojazdami danego dnia;
Kierowca przedstawia więcej niż jedną tarczkę na 24 godziny z danego pojazdu.
W zależności od zaistniałej sytuacji, możemy łączyć lub wprowadzać tarcze tak, aby były traktowane oddzielnie.
16. Podwójna ekipa
W przypadku jazdy dwóch kierowców, w tachografie powinny być włożone dwie tarczki. Zapis na tych tarczkach dotyczący miejsca włożenia i wyłożenia, dat, pojazdu oraz liczników jest identyczny, z wyjątkiem imienia i nazwiska kierowcy. Możliwa jest także sytuacja kiedy godziny włożenia tarczek różnią się pomiędzy kierowcami.
W takim wypadku gdy na jednej z tarcz rejestrowana jest jazda, to drugiemu kierowcy rejestruje się stan gotowości. W przypadku tarcz z podwójnej ekipy program przy odczycie zlicza jedynie przejechane km danego kierowcy – stąd też może pojawić się duże odchylenie w km odczytanych z tarczy i z licznika. Odpowiednią akcją jest połączenie tarczek.
W programie Tachospeed wprowadziliśmy ułatwienie wprowadzania tarcz podwójnej ekipy. Tarcze należy posortować tak, aby były poukładane na zmianę: pierwsza tarcza pierwszego kierowcy, pierwsza tarcza drugiego kierowcy, druga tarcza pierwszego kierowcy, druga tarcza drugiego kierowcy, trzecia tarcza pierwszego kierowcy, trzecia tarcza drugiego kierowcy. Przy takim ustawieniu tarcz w oknie po lewej stronie wprowadzanie odbywa się następująco:
Przy tarczy pierwszego kierowcy włączamy opcję "Ekipa" w zakładce "Środkowe pole" i uzupełniamy wszystkie pozostałe dane w tej zakładce.
Po kliknięciu w przycisk "Zapisz w bazie" opcja "Ekipa" pozostaje zaznaczona i możemy wprowadzić tarczkę drugiego kierowcy
Po kolejnym kliknięciu w przycisk "Zapisz w bazie" dane w zakładce zmieniają się tak, jak w przypadku wprowadzania pojedynczych tarcz. Teraz możemy znowu wprowadzać dane pierwszego kierowcy (checkboxa "Ekipa" pozostaje zaznaczony do momentu, aż ręcznie zostanie odznaczony).
17. Jazda zmianowa
W tym samym dniu pojazd może być prowadzony przez kilku kierowców – w takim przypadku nie należy łączyć tych tarczek.
18. Jazda kilkoma pojazdami danego dnia
W tym przypadku kierowca, w okresie nie większym niż 24 godziny, może używać w każdym pojeździe tej samej tarczki, zapisując poszczególne stany licznika i numer rejestracyjny na odwrocie tarczki. Odpowiednią akcją jest połączenie tarczek lub użycie opcji "Kilka pojazdów na tarczce" przy zapisywaniu tarczy.
19. Kilka tarczek w ciągu dnia na jednym pojeździe
Czasami kierowca przedstawia więcej niż jedną tarczkę z danego pojazdu w okresie nie większym niż 24 godziny. Ta sytuacja jest nieuzasadnionym użyciem większej liczby tarczek i jest karana przez ITD. W programie możemy połączyć takie tarczki, aby poprawnie rozliczyć czas pracy kierowcy